KHI BẠN MUỐN TRAO QUYỀN TRONG ỦY THÁC
Giao quyền đi kèm trách nhiệm trong phân công là một nguyên tắc quan trọng nhằm đảm bảo rằng người được phân công có đủ thẩm quyền để thực hiện nhiệm vụ, đồng thời phải chịu trách nhiệm về kết quả của công việc. Đây là sự cân bằng giữa quyền hạn (authority) và trách nhiệm (responsibility), được hiểu như sau:
- Giao quyền (Authority):
- Ý nghĩa:
Quyền hạn là quyền mà nhà quản lý trao cho nhân viên để ra quyết định, sử dụng nguồn lực, hoặc thực hiện hành động cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Yêu cầu:
Quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm. Nếu không, người nhận nhiệm vụ sẽ gặp khó khăn khi thực hiện công việc.
- Ví dụ:
Một nhân viên phụ trách mua sắm vật tư cần được trao quyền đàm phán và ký hợp đồng trong phạm vi ngân sách cho phép.
- Trách nhiệm (Responsibility):
- Ý nghĩa:
Trách nhiệm là nghĩa vụ của người được phân công trong việc hoàn thành nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về kết quả công việc. Trách nhiệm không thể chuyển giao hoàn toàn cho người khác.
- Yêu cầu:
Người được giao nhiệm vụ phải cam kết thực hiện công việc đến cùng, và nhà quản lý cần theo dõi để đảm bảo trách nhiệm không bị lơ là.
- Ví dụ:
Nhân viên phụ trách mua sắm vật tư phải chịu trách nhiệm đảm bảo vật tư được mua đúng thời hạn, chất lượng và chi phí hợp lý.
- Nguyên tắc kết hợp quyền hạn và trách nhiệm:
- Cân bằng:
Quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm để tránh:
- Giao trách nhiệm mà không có đủ quyền hạn (dễ dẫn đến thất bại hoặc trì hoãn công việc).
- Giao quyền hạn quá lớn nhưng không gắn liền trách nhiệm (dễ dẫn đến lạm quyền).
- Ví dụ minh họa:
Một trưởng nhóm được giao quyền điều phối thành viên và quyết định phân bổ nhiệm vụ, nhưng phải chịu trách nhiệm nếu nhóm không hoàn thành mục tiêu.
- Quy trình thực hiện giao quyền đi kèm trách nhiệm:
- Xác định rõ nhiệm vụ: Mô tả rõ yêu cầu công việc và kết quả kỳ vọng.
- Trao quyền cụ thể: Quy định rõ ràng về phạm vi quyền hạn, giới hạn ra quyết định, và các nguồn lực được sử dụng.
- Định rõ trách nhiệm: Gắn trách nhiệm cá nhân với kết quả công việc, và đảm bảo người được giao nhiệm vụ hiểu điều này.
- Giám sát và hỗ trợ: Nhà quản lý cần theo dõi tiến độ, hỗ trợ khi cần và đánh giá kết quả cuối cùng.
- Ví dụ cụ thể:
Trong một dự án, nhà quản lý giao cho nhân viên A phụ trách lên kế hoạch triển khai với quyền quyết định phân bổ ngân sách trong giới hạn cho phép. Đồng thời, nhân viên A phải chịu trách nhiệm báo cáo tiến độ và kết quả cuối cùng.
- Một số lưu ý:
- Tránh giao quyền không rõ ràng: Thiếu rõ ràng về quyền hạn sẽ làm người nhận nhiệm vụ gặp khó khăn trong ra quyết định.
- Đảm bảo trách nhiệm không bị bỏ rơi: Nhà quản lý cần theo dõi để đảm bảo người được phân công không đổ lỗi hoặc thoái thác trách nhiệm.
- Phân công quyền hạn phù hợp: Đừng trao quyền quá lớn nếu nhân viên chưa đủ năng lực để kiểm soát.
- Lợi ích của việc kết hợp giao quyền và trách nhiệm:
- Tăng cường tính tự chủ và hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Đảm bảo trách nhiệm rõ ràng, tránh đùn đẩy công việc.
- Hạn chế tình trạng lạm quyền hoặc thiếu quyền để thực hiện công việc.
Kết luận:
Giao quyền đi kèm trách nhiệm trong phân công cần được hiểu là sự cân bằng giữa việc trao quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu người nhận nhiệm vụ chịu trách nhiệm về kết quả. Khi thực hiện đúng, điều này giúp đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và tăng cường sự phối hợp trong đội nhóm.
