KHI BẠN MUỐN GIÁM SÁT TRONG ỦY THÁC
Giám sát hợp lý trong Ủy thác mà vẫn đảm bảo quyền chủ động của nhân viên đòi hỏi nhà quản lý duy trì sự cân bằng giữa việc theo dõi tiến độ và trao quyền cho nhân viên tự quyết định. Dưới đây là các cách thực hiện hiệu quả:
- Đặt mục tiêu rõ ràng và cụ thể
- Ý nghĩa: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ mục tiêu, kết quả mong đợi và các tiêu chí đánh giá. Điều này giúp họ biết mình phải làm gì mà không cần sự can thiệp liên tục từ nhà quản lý.
- Cách thực hiện:
- Giao công việc kèm theo mô tả chi tiết (mục tiêu, thời hạn, tiêu chí).
- Ví dụ: "Bạn cần hoàn thành báo cáo phân tích tài chính quý, đảm bảo đầy đủ các biểu đồ và nhận xét chính, nộp trước ngày 10/12."
- Thỏa thuận về phương thức giám sát
- Ý nghĩa: Đồng ý trước với nhân viên về tần suất và cách thức cập nhật tiến độ, để giám sát không trở thành gánh nặng hoặc gây áp lực.
- Cách thực hiện:
- Quy định lịch họp hoặc báo cáo định kỳ (hàng tuần, hàng ngày nếu cần).
- Ví dụ: "Chúng ta sẽ gặp nhau vào thứ Sáu hàng tuần để cập nhật tiến độ và giải quyết các vướng mắc."
- Trao quyền ra quyết định trong phạm vi cụ thể
- Ý nghĩa: Cho phép nhân viên tự quyết định trong giới hạn quyền hạn được giao, giúp họ cảm thấy được tin tưởng và tăng tính chủ động.
- Cách thực hiện:
- Xác định rõ quyền hạn trong các quyết định (về tài chính, tài nguyên, phương pháp làm việc).
- Ví dụ: "Bạn có thể tự quyết định các thay đổi nhỏ trong thiết kế, nhưng các thay đổi ảnh hưởng đến ngân sách cần báo cáo tôi."
- Tập trung vào kết quả, không phải quy trình
- Ý nghĩa: Quan tâm đến kết quả cuối cùng thay vì kiểm soát từng bước thực hiện, giúp nhân viên linh hoạt trong cách làm việc.
- Cách thực hiện:
- Đặt ra kết quả cụ thể và cho nhân viên tự chọn cách thực hiện.
- Ví dụ: "Mục tiêu của bạn là tăng 10% lượng khách hàng mới. Bạn có thể tự chọn phương pháp, nhưng cần đảm bảo mục tiêu này."
- Cung cấp hỗ trợ khi cần thiết
- Ý nghĩa: Nhà quản lý đóng vai trò hỗ trợ, tư vấn khi nhân viên gặp khó khăn thay vì kiểm soát liên tục.
- Cách thực hiện:
- Thể hiện sẵn sàng hỗ trợ mà không can thiệp quá mức.
- Ví dụ: "Nếu gặp khó khăn trong quá trình triển khai, bạn cứ liên hệ tôi để thảo luận giải pháp."
- Sử dụng công cụ quản lý và báo cáo trực quan
- Ý nghĩa: Áp dụng các công cụ giám sát giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ mà không cần can thiệp trực tiếp, đồng thời nhân viên vẫn chủ động trong công việc.
- Cách thực hiện:
- Sử dụng phần mềm quản lý như Trello, Asana, hoặc các bảng báo cáo trực tuyến.
- Ví dụ: "Bạn cập nhật tiến độ trên Trello hàng ngày để tôi nắm tình hình và hỗ trợ nếu cần."
- Khuyến khích phản hồi hai chiều
- Ý nghĩa: Tạo không gian để nhân viên tự đánh giá công việc và đưa ra ý kiến, thay vì chỉ nhận chỉ đạo từ nhà quản lý.
- Cách thực hiện:
- Trong các buổi họp hoặc báo cáo, khuyến khích nhân viên chia sẻ về khó khăn hoặc đề xuất cách làm việc mới.
- Ví dụ: "Bạn cảm thấy công việc có phù hợp không? Có cần thêm tài nguyên hoặc thay đổi gì để đạt hiệu quả hơn?"
- Đánh giá và điều chỉnh hợp lý
- Ý nghĩa: Giám sát không chỉ để kiểm tra mà còn để điều chỉnh khi cần, giúp nhân viên tối ưu cách làm việc mà không gây cảm giác bị kiểm soát.
- Cách thực hiện:
- Đánh giá tiến độ dựa trên các chỉ số cụ thể, cung cấp phản hồi mang tính xây dựng.
- Ví dụ: "Dựa trên báo cáo tuần trước, bạn đã hoàn thành 70% kế hoạch. Nếu cần thêm thời gian, chúng ta có thể điều chỉnh lịch trình."
- Xây dựng niềm tin
- Ý nghĩa: Tin tưởng vào năng lực của nhân viên và thể hiện điều đó qua hành động, giúp họ tự tin và chủ động hơn.
- Cách thực hiện:
- Tránh can thiệp vào các quyết định nhỏ, chỉ tập trung vào những vấn đề lớn hoặc rủi ro.
- Ví dụ: "Tôi tin bạn có thể xử lý các vấn đề nhỏ trong phạm vi công việc. Nếu cần giải pháp cho các rủi ro lớn, hãy báo tôi."
- Khen thưởng và ghi nhận nỗ lực
- Ý nghĩa: Ghi nhận thành tích giúp nhân viên cảm thấy được khuyến khích và tự hào về công việc, từ đó tăng tính chủ động trong tương lai.
- Cách thực hiện:
- Ghi nhận ngay cả những tiến bộ nhỏ và đưa ra lời khích lệ.
- Ví dụ: "Bạn đã hoàn thành 80% nhiệm vụ một cách xuất sắc, hãy tiếp tục phát huy!"
Kết luận:
Giám sát hợp lý trong Ủy thác là cách nhà quản lý duy trì sự theo dõi mà không xâm phạm quyền tự chủ của nhân viên. Điều này đòi hỏi mục tiêu rõ ràng, quyền hạn phù hợp, phản hồi tích cực và sự hỗ trợ khi cần. Khi thực hiện đúng, giám sát không chỉ đảm bảo tiến độ công việc mà còn giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của họ.
