KHI BẠN MUỐN HIỂU VÀ THỰC HÀNH CÁC MỨC ĐỘ ỦY THÁC
Trong kỹ năng ủy thác, có các mức độ ủy thác khác nhau tùy thuộc vào mức độ kiểm soát và trách nhiệm mà người ủy thác giữ lại hoặc giao phó. Dưới đây là các mức độ phổ biến:
- Hướng dẫn cụ thể (Chỉ định hành động)
Người ủy thác chỉ định chính xác nhiệm vụ cần thực hiện và cách thực hiện, đồng thời theo dõi sát sao.
- Ví dụ: "Bạn chuẩn bị báo cáo này theo các bước tôi đã liệt kê và gửi lại để tôi kiểm tra trước khi gửi đi."
- Chỉ định kết quả (Hướng dẫn kết quả mong muốn)
Người ủy thác giao mục tiêu và kết quả cần đạt, nhưng để người được ủy thác tự chọn cách thực hiện.
- Ví dụ: "Chuẩn bị bài thuyết trình cho cuộc họp sắp tới, tập trung vào số liệu bán hàng quý vừa qua."
- Tư vấn và quyết định cùng nhau
Người ủy thác và người được ủy thác thảo luận và cùng đưa ra quyết định về nhiệm vụ.
- Ví dụ: "Hãy đề xuất một chiến lược để tăng doanh số sản phẩm này, chúng ta cùng thảo luận để chọn phương án tốt nhất."
- Ủy quyền hoàn toàn
Người ủy thác giao nhiệm vụ hoàn toàn, bao gồm cả quyền ra quyết định và trách nhiệm thực hiện.
- Ví dụ: "Bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm quản lý chiến dịch quảng bá sản phẩm này. Tôi chỉ cần báo cáo kết quả cuối cùng."
Lưu ý:
Mức độ ủy thác phụ thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng và mức độ tin tưởng đối với người được ủy thác. Việc sử dụng linh hoạt các mức độ này sẽ giúp đạt hiệu quả tối đa.
Khi quyết định mức độ ủy thác, cần lưu ý các yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả và tránh rủi ro:
- Năng lực của người được ủy thác
- Kỹ năng và kinh nghiệm: Xác định xem người được ủy thác có đủ kiến thức và khả năng thực hiện nhiệm vụ không.
- Ví dụ: Người mới làm quen với công việc cần hướng dẫn cụ thể hơn so với người đã có kinh nghiệm.
- Mức độ tin tưởng
- Độ tin cậy: Đánh giá khả năng hoàn thành công việc đúng hạn, đúng chất lượng.
- Ví dụ: Với người đã chứng minh năng lực qua nhiều nhiệm vụ trước, có thể ủy quyền hoàn toàn.
- Tầm quan trọng và mức độ rủi ro của nhiệm vụ
- Tác động: Nếu nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn đến tổ chức, cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
- Ví dụ: Một báo cáo quan trọng cho lãnh đạo cấp cao cần được kiểm tra kỹ lưỡng hơn các công việc thường nhật.
- Khối lượng công việc và thời gian
- Phân bổ hợp lý: Xem xét mức độ bận rộn của cả người ủy thác và người được ủy thác để đảm bảo tiến độ.
- Ví dụ: Nhiệm vụ gấp nên giao cho người có khả năng xử lý nhanh, thay vì phải mất thời gian đào tạo người mới.
- Mục tiêu phát triển nhân sự
- Cơ hội học hỏi: Đôi khi, cần giao nhiệm vụ thử thách hơn để giúp nhân viên phát triển kỹ năng.
- Ví dụ: Giao nhiệm vụ quản lý một dự án nhỏ cho nhân viên tiềm năng để đánh giá khả năng lãnh đạo.
- Mức độ giám sát cần thiết
- Kiểm soát vs. Tự do: Quyết định mức độ theo dõi dựa trên tính chất công việc và mức độ tự chủ của người được ủy thác.
- Ví dụ: Nhiệm vụ mang tính sáng tạo như xây dựng chiến lược marketing có thể cần ít giám sát hơn.
Kết hợp các yếu tố này giúp bạn chọn mức độ ủy thác phù hợp, vừa đảm bảo hiệu quả công việc, vừa tạo động lực và phát triển cho người được ủy thác.
