Kỹ năng ủy quyền: Chìa khóa dẫn đến thành công trong lãnh đạo
Lãnh đạo không chỉ là ra mệnh lệnh và kiểm soát, mà còn là trao quyền và qua đó khơi dậy tiềm năng của đội ngũ. Ủy quyền công việc (delegation) chính là chìa khóa giúp nhà quản lý thực hiện điều này một cách hiệu quả.
Tại sao ủy quyền lại cần thiết?
- Giảm tải khối lượng công việc: Khi ủy quyền hiệu quả, nhà quản lý có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, mang tính chiến lược cho sự phát triển chung.
- Nâng cao năng lực đội ngũ: Ủy quyền giúp nhân viên được trải nghiệm lãnh vực mới, rèn luyện và phát triển bản thân, từ đó nâng cao năng lực và tinh thần trách nhiệm.
- Tăng hiệu quả công việc: Việc phân công hợp lý dựa trên năng lực và sở thích của từng cá nhân sẽ giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Khuyến khích sáng tạo: Khi được trao quyền tự chủ, nhân viên có nhiều cơ hội sáng tạo và đề xuất những giải pháp mới mẻ.
Tuy nhiên, ủy quyền cũng tiềm ẩn những nguy cơ nếu không được thực hiện đúng cách:
- Thiếu sự tin tưởng: Một số nhà quản lý e ngại rằng việc ủy quyền sẽ khiến họ mất đi quyền kiểm soát hoặc nhân viên không hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Giao tiếp không hiệu quả: Việc thiếu rõ ràng trong mục tiêu, yêu cầu và quyền hạn có thể dẫn đến hiểu lầm và thất bại trong quá trình ủy quyền.
- Chọn sai người: Giao phó công việc cho người không phù hợp sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực.
- Thiếu sự theo dõi và đánh giá: Việc không theo dõi, hỗ trợ và đánh giá kết quả công việc có thể khiến nhân viên ỷ lại hoặc không hoàn thành đúng tiến độ.
Vậy làm thế nào để ủy quyền công việc một cách hiệu quả?
Mô hình ủy quyền:
- Ủy quyền có giám sát: Giao phó một phần trách nhiệm và theo dõi sát sao tiến độ công việc.
- Ủy quyền toàn quyền: Giao phó hoàn toàn trách nhiệm cho nhân viên, chỉ can thiệp khi cần thiết.
Tùy theo loại ủy quyền, giao phó nội dung công việc và quyền hạn phù hợp.
Quy trình ủy quyền công việc hiệu quả:
- Xác định nhiệm vụ cần ủy quyền:
- Ưu tiên những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian và công sức.
- Đảm bảo tính hoàn chỉnh và rõ ràng của nhiệm vụ.
- Lựa chọn những nhiệm vụ phù hợp với năng lực và sở thích của nhân viên.
- Giao phó những nhiệm vụ mà nhân viên có hứng thú và động lực thực hiện.
- Chọn những nhiệm vụ giúp nhân viên phát triển kỹ năng và kinh nghiệm.
Ví dụ: Thay vì giao phó chung chung "Viết báo cáo", hãy chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể như "Thu thập dữ liệu", "Phân tích dữ liệu", "Viết nội dung báo cáo", "Thiết kế báo cáo".
- Chọn người phù hợp:
- Xem xét các yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng mềm, sở thích và kinh nghiệm làm việc trước đây của nhân viên: Lựa chọn cá nhân có năng lực, kinh nghiệm và thái độ phù hợp để đảm nhận nhiệm vụ.
- Sự tin cậy: Có trách nhiệm, trung thực và giữ chữ tín.
- Khả năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp hiệu quả để hiểu rõ yêu cầu và truyền đạt thông tin chính xác.
- Tinh thần chủ động: Có khả năng tự học hỏi, sáng tạo và giải quyết vấn đề.
Ví dụ: Nếu cần thiết kế một báo cáo, hãy chọn nhân viên có kỹ năng thiết kế tốt. Nếu cần viết báo cáo phân tích dữ liệu, hãy chọn nhân viên có khả năng thống kê và phân tích dữ liệu.
- Giao tiếp rõ ràng:
- Giải thích cụ thể cho nhân viên:
- Mục tiêu, yêu cầu
- Phạm vi quyền hạn, tài nguyên, nguồn lực
- Thời hạn hoàn thành công việc.
- Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh dùng thuật ngữ chuyên môn quá phức tạp.
- Khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi để đảm bảo họ đã hiểu rõ yêu cầu.
Ví dụ: "Mục tiêu của báo cáo này là cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong quý 1. Báo cáo cần bao gồm các nội dung sau: doanh thu, lợi nhuận, chi phí, thị phần. Báo cáo phải được hoàn thành trước ngày 20 tháng 7. Bạn có thể hỏi tôi bất kỳ câu hỏi nào nếu bạn chưa rõ."
- Cung cấp nguồn lực:
- Cung cấp cho nhân viên đầy đủ thông tin, tài liệu, công cụ và hỗ trợ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
- Đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào các nguồn lực cần thiết như dữ liệu, phần mềm, thiết bị, v.v.
- Sẵn sàng hỗ trợ nhân viên khi họ gặp khó khăn.
Ví dụ: Nếu nhân viên cần thiết kế báo cáo, hãy cung cấp cho họ phần mềm thiết kế, mẫu báo cáo và hướng dẫn sử dụng.
- Theo dõi và đánh giá:
- Theo dõi tiến độ công việc thường xuyên.
- Gặp gỡ và trao đổi với nhân viên để nắm bắt tình hình.
- Đánh giá kết quả công việc một cách khách quan, công bằng.
- Cung cấp phản hồi và khen thưởng kịp thời.
Ví dụ: Gặp gỡ nhân viên mỗi tuần để cập nhật tiến độ công việc, giải đáp thắc mắc và cung cấp phản hồi.
Quy trình ủy quyền công việc có thể linh hoạt tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể.
Lưu ý một số điều sau để ủy quyền công việc hiệu quả:
- Bắt đầu từ những việc nhỏ. Hãy bắt đầu bằng việc ủy quyền những nhiệm vụ nhỏ và đơn giản cho nhân viên. Khi họ đã hoàn thành tốt những nhiệm vụ này, bạn có thể dần dần giao phó những nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Tin tưởng vào khả năng của nhân viên. Hãy tin tưởng rằng nhân viên của bạn có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tránh kiểm soát quá mức công việc của họ.
- Khuyến khích nhân viên chủ động. Khuyến khích nhân viên tự mình giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Hãy cho họ biết rằng bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ khi họ cần thiết.
- Học hỏi từ những sai lầm. Ủy quyền công việc là một quá trình học hỏi. Sẽ có lúc bạn mắc sai lầm, nhưng hãy học hỏi từ những sai lầm đó để cải thiện kỹ năng ủy quyền của mình.
