Tất cả chúng ta đều đã từng tham dự những buổi thuyết trình xuất sắc nhưng sau cùng lại bị những màn hỏi đáp phá hỏng, khiến cho mọi người bị ức chế.
Dù phần hỏi đáp có tính quyết định thành bại cho bài thuyết trình nhưng hầu hết mọi người thường không chú ý nhiều đến phần này.
Chắc chắn bạn có sự sắp xếp thời gian của riêng mình, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, hiếm khi nào tìm thấy một người chịu khó tập luyện cho phần hỏi đáp.
Sau đây là 9 kỹ thuật đơn giản giúp bạn thực hiện phần hỏi đáp một cách mỹ mãn:
- Rõ ràng: báo trước cho mọi người biết rằng họ có thể đặt câu hỏi trong lúc thuyết trình hay sau buổi thuyết trình ( thông thường, trước đó ta cũng nên hỏi thêm ban tổ chức về quy trình ).
- Ngắn gọn: Khi ông X đặt câu hỏi, rất có thể chỉ có ông X quan tâm đến câu trả lời. Đừng giả định rằng mọi người đều muốn nghe. Nên đáp thật ngắn gọn để tránh làm cho mọi người – ngoại trừ ông X- ngán ngẩm với câu trả lời.
- Im lặng: Một khi ông X đã hài lòng với câu trả lời, chuyển sang phần khác – cho dù bạn chưa nói ra hết những điều mà bạn biết
- Đừng lố giờ: Vì trong suy nghĩ của người nghe, hỏi đáp là một phần đã được ấn định thời gian trong chương trình, nên đừng để phần này lấn giờ. Chẳng ai thích điều này cả.
- Kích hoạt: Khán phòng thường trở nên yên lặng một cách đáng sợ sau khi diễn giả hỏi “Có ai có thắc mắc gì không ạ?”. Ta có thể tránh được tình huống này bằng cách đặt câu hỏi theo chiều hướng tích cực hơn: “Thế thì ai sẽ đặt câu hỏi đầu tiên đây ạ?”
- Chuẩn bị kỹ càng: Tập dượt trước phần trả lời cho những câu hỏi dễ gặp, kể cả những câu bạn căm ghét.
Dù sao ta cũng phải luôn phòng hờ một ai đó sẽ hỏi câu ấy, và ta phải ứng biến ngay câu trả lời cho những người có thể đang chĩa mũi dùi vào ta.
- Giải tỏa những mối lo ngại: Nếu ta biết người nghe đang lo âu về một vấn đề, hãy chủ động giải tỏa mối lo ngại đó trong lúc thuyết trình – “Tôi biết nhiều người trong quý vị đang lo âu về chi phí của công nghệ này. Tôi sẽ giải tỏa mối bận tâm của quý vị bằng cách cho quý vị xem…”
Nếu bạn không chủ động, họ có thể đặt ra những câu hỏi gây khó xử về khía cạnh đó.
Hoặc, thậm chí còn tệ hơn nữa, họ sẽ chẳng lên tiếng mà rời khỏi khán phòng trong khi vẫn còn băn khoăn.
- Easy Peasy: Sau đây là một kỹ thuật giúp bạn định hình câu trả lời cho những câu hỏi hóc búa. Kỹ thuật này – gọi tắt là ECPC ( Easy Peasy ) thường được giảng dạy trong các khóa học về Dịch vụ khách hàng
Empathize (Đồng cảm) - “Tôi hiểu tại sao quý vị lo ngại về tác động đối với nhân viên
Clarity (Làm sáng tỏ) - “Tôi có thể hỏi thêm rằng qúy vị chỉ lo lắng về những cuộc gọi đến, hay cả những cuộc gọi đi?”
Propose (Đề xuất) – “Trong trường hợp đó, tôi đề nghị chúng ta giải quyết vấn đề này như sau…”
Confirm (Xác nhận) – “Thông tin này đã giải đáp được câu hỏi của anh chưa ạ?”
- Không bao giờ suy đoán – Nếu bạn không tìm được câu trả lời, đừng bao giờ suy đoán. Đó là một sai lầm. Người ta sẽ nhìn vào đó để biết bạn đang nghĩ gì. Vả lại, bạn còn phải nhớ xem mình đã nói gì – mà thường bản thân bạn sẽ không nhớ. Thay vì vậy, bạn hãy đáp lại đại loại như “Câu hỏi rất hay, nhưng hiện giờ tôi không có đầy đủ thông tin để trả lời. Chiều nay, tôi sẽ trao đổi với bà X, và tôi hứa sẽ hồi đáp lại cho anh trước cuối ngày hôm nay”.
Áp dụng đầy đủ 9 kỹ thuật trên, bạn sẽ thấy phiên hỏi đáp trở nên có sức tác động mạnh mẽ hơn nhiều. Bản thân bạn cũng sẽ như vậy.
( Nội dung được trích lục từ sách )
