Với truyền thông, ta cũng chẳng muốn đầu tư nhiều công sức, thời gian và năng lượng để soạn ra nội dung đầy thuyết phục, rồi rốt cục “phá hỏng” khi chọn sai kênh truyền thông. Ví dụ:
- Email dài lê thê lẽ ra nên thay bằng một cuộc đối thoại
- Buổi thuyết trình trịnh trọng với đông người lẽ ra có thể thay bằng một cuộc đối thoại với người quyết định chính
Một trong những cách tốt nhất để chọn lọc kênh truyền thông là so sánh “lợi hại” của các phương án, tức là chấm điểm mỗi kênh bằng hai trị số trong tổng 10 để thể hiện:
- Lợi: xác suất kênh đí mang lại kết quả tốt nhất ( với 10 là điểm số lợi nhất )
- Hại: mức độ kênh đó tiêu tốn về chi phí, thời gian và độ yêu thích của bạn đối với nó ( với 10 mức độ gây hại nhất )
Cả hai đều quan trọng, Nếu không đủ lợi thì kênh này không hiệu quả, Nếu quá hại thì bạn cũng sẽ không nên khai thác.
Vậy thì, giả sử hình thức hội đàm không dễ đạt hiệu quả, ta sẽ tìm kênh thay thế bằng cách đánh giá “lợi hại” của kênh đó. Ví dụ:
Kênh: thuyết trình
Lợi: 6
Hại: 9
Nguyên do: dễ đạt hiệu quả vì mang tính trực diện, lợi điểm cao. Nhưng nếu bạn ghét thuyết trình, hoặc cảm thấy ngượng nghịu khi trình bày thì sẽ rất bất lợi
Bạn cần tìm phương án nào gần nhất với cặp điểm (10,1) để có thể dễ dàng hiệu quả nhất nhưng lại ít phiền phức nhất.
Dĩ nhiên, không nhất thiết chỉ chọn một phương án. Chẳng hạn, trong ví dụ này, ta có thể:
- Thảo luận trực diện cá nhân với vài người có ảnh hưởng (cách này đáng bỏ công vì có được sự ủng hộ của họ từ đầu sẽ thuận lợi hơn về sau)
- Sau đó, tổ chức một cuộc thảo luận bàn tròn với mọi người
- Theo dõi bằng email theo nhóm, để thông điệp mang tính “chính thức”
- Sau vài tuần, tổ chức một cuộc hội đàm video/hội thoại để thu thập câu hỏi, chia sẻ thành công, giải tỏa các lo ngại…
Tóm lại, Chọn kênh truyền thông tốt nhất để thuyết phục thành công.
Dùng “lợi, hại” để chấm điểm cho từng kênh truyền thông. Ta sẽ chọn kênh nào đạt điểm càng cao ở vế đầu và càng thấp ở vế sau.
( Nội dung trích lục từ sách )
